15 Mayo, 2019

4 Pasos para saber si su empresa debe tener gestión documental

La gestión documental es una solución que día tras día se vuelve más necesaria en las empresas, debido al alto volumen de documentación que manejan las empresas, cada vez puede ser más y más difícil manejar la información.

Pero, ¿Qué es la gestión documental?. Son las estrategias que se implementan en una empresa a través de métodos predeterminados, con el fin de capturar, gestionar, almacenar, preservar y administrar documentos. Todo esto con el fin de gestionar adecuadamente cada uno de los documentos relacionados con los procesos organizacionales de una empresa.

En pocas palabras, se resume como la gestión del ciclo de vida de un documento, desde su creación, hasta su gestión, archivo y clasificación; sin importar si el documento es físico o digital.

En Nexcom te damos 4 pasos para saber si tu empresa necesita implementar soluciones de Gestión Documental.

1. ¿En tu empresa se registra la correspondencia y se controla su trámite?

Es importante tener políticas de registro y control de correspondencia, donde la empresa tenga clasificada la correspondencia de entrada, los remitentes e incluso las fechas límites de respuesta, así cómo la correspondencia de salida, el destinatario y copias de esas salidas.

2. ¿Tienen establecido el tiempo que se debe conservar cada documento o sus archivos crecen sin ningún control?

Sin un programa de Gestión Documental los documentos se acumulan en un gabinete de archivo sin control, y entre más tiempo trascurre más difícil será manejar los archivos y encontrar los documentos necesarios.

Por eso es importante establecer políticas de ciclo de vida de un documento, cuáles archivos son realmente importantes y cuáles se pueden descartar después de terminar su ciclo de vida.

Tener claro todas las políticas de ciclo de vida de un documento le ayudará a su empresa a gestionar correctamente su documentación.

3. ¿Para todos los funcionarios es claro qué documentos se deben conservar y cuáles se pueden eliminar?

Cuando se implementa una solución de Gestión Documental podemos determinar la clasificación, privacidad y protección de documentos; evitando así que caiga en manos equivocadas o que puedan llegar a ser destruidos archivos que son vitales para un área de la organización.

Si estos procesos no están implementados, difícilmente una empresa podrá tener control sobre la documentación de cada una de las áreas de la organización y esta en riesgo de que sean destruidos archivos importantes.

4. ¿Saben tus funcionarios en qué expediente se deben archivar los documentos?

Problemas como el traspapeleo, el cruce de documentos y/o el extravío de archivos son más comunes en las empresas de lo que pensamos. Encontrar un documento en un sinfín de archivos, gabinetes y carpetas puede volverse una pesadilla para cualquier funcionario.

Con un sistema de Gestión Documental encontrar un archivo será sólo cuestión de un par de clicks, sin necesidad de sumergirse en el polvo y cientos de carpetas de documentos de muchos años del funcionamiento de la organización.

De esta forma, la gestión administrada de documentación llega a ser fundamental en una empresa para el desempeño de cada una de sus áreas y el control de su información.

Si identificaste dos o más problemas en tu empresa es hora de implementar Gestión Documental en tu organización y descubrir todos los beneficios que ésta solución TI te puede brindar.

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